Bestyrelsens funktionsbeskrivelse 2026
Besluttet af bestyrelsen på bestyrelsesmøde den 26. marts 2026 iht. vedtægterne om konstituering
Formand
René Bergerling
- Har overblik, der sikrer en rød tråd gennem hele organisationen i SMT
- Leder, fordeler og uddelegerer opgaverne i samråd med bestyrelsen
- SMT-fortaler ved givne lejligheder, konferencer, prisuddelinger, galla m.m.
- Skriver udkast til nyhedsbreve til medlemmerne i SMT 1-2 gange årligt eller ved behov og koordinerer udsendelse med den øvrige bestyrelse
- Har udadvendte kontakter til andre idrætsorganisationer og medier i samråd med den øvrige bestyrelse
- Fordeler indgående post og mails til de relevante personer i bestyrelse og udvalg
- Bidrager med råd og vejledning til bestyrelse og udvalg
- Forhandling og kontakt med Silkeborg Kommunes forvaltning
- Kontakt til politikere i Silkeborg Kommune
- Presseansvarlig herunder pressemeddelelser og kommunikation bl.a. i krisesituationer
Bemyndigelse: tegner foreningen økonomisk i samarbejde med kassereren.
Sekretær
Søren Søndergaard Thisted
- Indkalder til og udarbejder dagsorden til bestyrelsesmøder
- Udarbejder referat fra bestyrelsesmøder og udsender disse
- Udarbejder oversigt over årets bestyrelsesmøder
- Udarbejder referat fra generalforsamling
- Udarbejder og ajourfører actionliste
Bemyndigelse: disponerer på bevillinger, som ikke er af væsentlig eller diskutabel karakter (op til 1.000 kr.)
Kasserer
Jan Bagger Sørensen
- Varetager daglige betalinger / disponerer de likvide midler
- Administrerer omkostningsgodtgørelse til trænere, udvalg, bestyrelse m.fl.
- Udsender faktura til sponsorer mm. senest to måneder efter afviklet arrangement
- Ansøger om offentlige midler, f.eks. kursusgodtgørelse, lokaletilskud m.m.
- Varetager økonomi omkring køb og salg af klubtøj etc.
- Fordeler indgående post og mails til de relevante personer i bestyrelse og udvalg
- Udarbejder budget til godkendelse af bestyrelsen
- Regnskabs- og budgetopfølgning (fast punkt på bestyrelsesmøderne)
- Sammenholdelse af den aktuelle regnskabsbalance med det lagte budget. Overskrides en budgetpost lukkes de pågældende aktiviteter, indtil eventuel tillægsbevilling er bevilget af bestyrelsen.
Bemyndigelse: tegner foreningen økonomisk i samarbejde med formanden.
Følgende opgaver har SMT købt sig til:
- Løbende bogføring af bilag og opdatering af budget
- Afstemning af diverse konti
- Kontingentopkrævning
- Medlemsregistrering og ajourføring af medlemsliste, herunder rykkerprocedure
- Opdatering af nye medlemmer / udmeldelse af medlemmer
- Varetagelse af statistiske opgaver med indberetning til DIF, DGI, TD, SD og DAF
- Udarbejdelse af regnskab for arrangementer
- Ajourføring af regnskabsmateriale til fremlæggelse for bestyrelsen
- Udarbejdelse af årsregnskab
Øvrige bestyrelsesmedlemmer
Bemyndigelse: disponerer på bevillinger, som ikke er af væsentlig eller diskutabel karakter (op til 1.000 kr.)
Diverse øvrige opgavefordelinger
Kontaktpersoner til udvalg, afdelinger og events:
- Walk: Peder Lykkeberg
- Løb: Jan Bagger Sørensen
- Tri-udvalg: Søren Søndergaard Thisted
- Web-udvalget: Peder Lykkeberg
- Tøjudvalget: Jan Bagger Sørensen
- Silkeborgløbet arrangørgruppen: Kirsten Linde
- Silkeborg Triathlon arrangørgruppen: Jan Bagger Sørensen
- SMT Cup arrangørgruppen: Helle Baunsgaard
- Himmelbjergsvøm: Peder Lykkeberg
- Julefest arrangørgruppen: Helle Baunsgaard og Susanne Holtet Wølck
- Udvalgsfest: Helle Baunsgaard
- Cykling: Susanne Holtet Wølck
- Svømning: Søren Søndergaard Thisted
- Motion & Damp: Helle Baunsgaard
- Medlemsudvalg: Susanne Holtet Wølck
Kontaktpersoner i øvrigt:
- Idrætsrådet: Jan Bagger Sørensen
- Sponsorer: René Bergerling og Jan Bagger Sørensen
- SMT Klubhus inkl. materiale: Peder Lykkeberg
- Klubmodul: Jan Bagger Sørensen
- GoMember: Peder Lykkeberg og Søren Søndergaard Thisted
- DGI: René Bergerling
- DIF og DAF: Jan Bagger Sørensen
- Ferskvandscentret: Jan Bagger Sørensen
- Triatlon Danmark: Søren Søndergaard Thisted
- Svøm Danmark: Søren Søndergaard Thisted
Leder af bestyrelsesmøder (ordstyrer): Kirsten Linde
Ansvar for nyhedsmail efter bestyrelsesmøder: Susanne Holtet Wølck
